Pengertian Audit Operasional Menurut Ahli Auditing

 

Banyak definisi audit operasional yang mencakup penyebutan efficiency (pengeluaran yang minimum dari sumber daya), effectiveness (pencapaian hasil yang diinginkan) dan economy (kinerja dari suatu entitas). Dalam artikulasi yang berbeda, audit operasional dikenal sebagai audit manajemen. Perbedaan antara kedua istilah tersebut tidak jelas dan sering digunakan secara bergantian. Berbagai pengertian audit operasional menurut berbagai ahli auditing bisa dilihat dibawah ini.

Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), ada beberapa definisi audit operasional yang dikemukakan oleh para ahli auditing, antara lain:

1. Pengertian Audit Operasional menurut Dale L. Flesher dan Steward Siewert (2001)

“An operational audit is an organized search for ways of improving efficiency and effectiveness. It can be considered a form of constructive critism.” (Audit operasional merupakan pencarian cara-cara untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas. Audit operasional dapat dipertimbangkan sebagai suatu bentuk kecaman yang konstruktif).

2. Pengertian Audit Operasional menurut (Casler dan Crochet, 1999)

“Operational auditing is a sistematic process of evaluating and organization’s effectiveness, efficiency and economy of operation under management’s control and reporting to appropriate person the result of the evaluating along with recommendation for improvement.”  (Audit operasional adalah suatu proses yang sistematis untuk menilai efektivitas organisasi, efisiensi dan ekonomi operasi di bawah pengendalian manajemen dan melaporkan kejadian kepada orang yang tepat hasil dari penilaian bersama dengan disertai rekomendasi untuk perbaikan).

3. Pengertian Audit Operasional menurut (Leslie R. Howard, 2000)

“Management audit is an investigation of a business from the highest level downword in order to ascertain whether sound management prevals throughout, this facilitating in most effective relationship with the outside world and the most efficient organization and smooth running of internal organization”. (Audit manajemen merupakan penyelidikan suatu usaha dari tingkat yang tinggi ke bawah untuk meyakinkan bahwa manajemen yang sehat berjalan sesuai dengan prosedur, dengan demikian memudahkan hubungan yang paling efektif dengan dunia luar dan organisasi lainnya).

4. Pengertian Audit Operasional menurut(William P. Leonard , 2002)

“Management audit as a comprehensive and constructive examinitation of an organizational structure of a company, institution or branch of goverment or of any component there of , such as division or departement, and its plans and objectives, it means of operations, and its use of human and physical fasilities.” (Audit manajemen sebagai suatu pengujian yang menyeluruh dan konstruktif dari struktur organisasi suatu perusahaan, lembaga atau cabang dari pemerintah atau setiap komponen dari padanya, seperti suatu divisi atau departemen, dan rencana dan tujuannya, alat operasionalnya, dan utilisasi manusia dan fasilitas fisik).

(Amin Wijaya Tunggal, 2001) juga mendefinisikan berbagai tipe dari auditing sebagai berikut :

1. Pemeriksaan manajemen (management auditing), dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan (auditee), apakah sistem tersebut berjalan secara efektif dan resiko apa yang mungkin timbul apabila sistem tersebut telah beroperasi secara efisien.
2. Pemeriksaan operasional (operational auditing), dapat didefinisikan sebagai kerangka yang sama dengan pemeriksaan manajemen, kecuali bahwa pemeriksaan operasional lebih berlaku terhadap sistem opresai auditee daripada terhadap sistem operasi manajemennya. Dengan demikian untuk unit operasional tertentu seperti departemen pembelian, pemeriksaan manajemen akan berfokus pada bagaimana sebaiknya unit tersebut dikelola, sedangkan pemeriksaan operasional akan berfokus pada bagaimana agar unit tersebut benar-benar beroperasi.
3. Pemeriksaan komprehensif (comprehensive auditing), merupakan integrasi dari berbagi unsur manajemen operasional dan pemeriksaan keuangan tradisional. Pemeriksaan komprehensif ini mencakup penilaian manajemen auditee, operasi, pengendalian finansial dan sistem akuntansi untuk menentukan apakah pengendalian dan mekanisme akuntabilitas telah memadai dan dapat dipertanggungjawabkan pada pemegang saham.

Menurut ketetapan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan dalam Pedoman Pemeriksaan Operasional (1993), audit operasional adalah:

“Audit yang sistematis terhadap program, kegiatan/aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan efisien, serta apakah tujuan program dan kegiatan/aktivitas yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.”

Menurut (Mulyadi dan Kanaka Punadireja, 1998), pengertian audit operasional adalah “Audit operasional merupakan suatu review secara sistematis mengenai kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dalam hubungannya dengan tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut (Arens dan Loebbecke, 2000), pengertian audit operasional adalah “Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitas.”

Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), meskipun terdapat beberapa perbedaan dari definisi audit operasional seperti telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa audit operasional merupakan:

1.  Proses yang sistematis

Seperti dalam audit laporan keuangan, audit operasional juga mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang tepat, mendapatkan dana secara objektif serta menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit.

2.  Menilai operasi organisasi

Penilaian operasi organisasi didasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan atau yang disetujui. Dalam audit operasional, kriteria sering dinyatakan dalam standar kinerja (performance standards) yang ditetapkan oleh manajemen. Namun dalam beberapa hal, standar-standar ini mungkin juga ditetapkan oleh industri. Kriteria penilaian organisasi ini sering kali kurang jelas didefinisikan dibandingkan kriteria yang digunakan dalam audit laporan keuangan. Pemeriksaan operasional mengukur tingkat korespondensi antara kinerja aktual dengan kriteria penilaian yang telah ditetapkan.

3.  Efektifitas, efisiensi dan ekonomi operasi

Tujuan utama dari audit operasional adalah membantu manajemen organisasi yang diaudit untuk dapat memperbaiki efektivitas, efisiensi dan ekonomi operasi organisasinya. Ini berarti bahwa audit operasional memfokuskan pada masa yang akan datang dan hal ini berlawanan langsung dengan audit laporan keuangan yang mempunyai fokus historis.

4.  Melaporkan kepada orang yang tepat

Penerima laporan audit operasional yang tepat adalah manajemen atau individual yang meminta diadakannya audit, kecuali kalau pelaksanaan audit tersebut diminta oleh pihak ketiga, dan pembagian laporan dilakukan tetap dalam entitas bersangkutan. Dalam kebanyakan hal, dewan komisaris atau panitia audit menerima salinan laporan audit operasional.

5.  Rekomendasi atau perbaikan

Tidak seperti audit laporan keuangan, suatu audit operasional tidak berakhir sampai dengan pelaporan hasil temuan audit, melainkan diperluas untuk dibuatkannya rekomendasi-rekomendasi yang bertujuan untuk perbaikan manajemen organisasi yang diaudit.

Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

Pendapat dari para ahli yang menyatakan pengertian manajemen antara lain adalah :

1.  Pengertian Manajemen menurut (james. A. F Stoner, 1996 )

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisisan, pemimpinan dan  pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua   sumber  daya  organisasi  untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

2.  Pengertian Manajemen menurut (The Liang Gie, 1982)

Manajemen adalah unsur yang merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai.”

3. Pengertian Manajemen menurut (T. Hani Handoko, 1998) alasan utama diperlukannya manajemen, yaitu :

• Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
• Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang sangat bertentangan.   Manajemen    dibutuhkan   untuk   menjaga     keseimbangan bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan  , maupun kreditur,  pelanggan,  supplier, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.
• Untuk mencapai  efisiensi dan efektifitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara berbeda. Salah satu cara umum adalah efisiensi dan efektivitas.

Dari uraian di atas  terlihat  bahwa salah satu ilmu manajemen digunakan untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan dan efisiensi dan efektivitas. Jadi di sini menurut (James.A.A.Stoner, 1996) terlihat bahwa ilmu manajemen boleh dikatakan suatu seni. Manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melaui orang lain”.

Definisi ini   mengandung  arti  bahwa para manajer  mencapai    tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri. Para pakar ekonomi  mengatakan  bahwa  manajemen  itu mempunyai arti sangat luas,  sehingga dalam kenyataannya  tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang.

4.  Pengertian Manajemen menurut (George R. Terry, 1994) adalah sebagai berikut :

” Manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ”.

” Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber-sumber daya manusia seta sumber-sumber lain”.

Dari definisi di atas bahwa ada yang mengatakan  bahwa manajemen   itu adalah seni dan proses. Manajemen dikatakan sebagai seni karena mengandung arti bahwa hal iti adalah kemampuan atau keterampilan pribadi. Sedangkan manajemen dikatakan sebagai suatu proses karena ada cara sistematis untuk melakukan pekerjaan atau karena manajemen tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus mereka. Harus melaksanakan kegiatan tertentu yang saling bersangkutan untuk tujuan yang mereka inginkan.

Definisi Audit Sumber Daya Manusia

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997, p. 1).

Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548).

Audit SDM merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan (Menurut Gomez-Mejia, 200 1 :28).

Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi

SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008).

Jadi, pada kesimpulannya audit sumber daya manusia adalah proses pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif, komprehensif, dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia semisal proyeksi masa depan kebutuhan SDM organisasi, dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang, sesuai dengan standar lokal (Pemda/Pemprov), standar internal (SOP/Company Polici), atau regulasi (International Standard/standar pemerintah).

Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya terdiri atas:

1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.

2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :

· ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak

· ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan.

· ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep. SDM

· ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm

· ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan sistem sdm perusahaan.

Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung :

1. independensi/kebebasan

2. kemahiran jabatan

3. Ruang linglup yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektifitas sistem pengndalian intern perusahaan dan kualitas manjemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

4. Pelaksanaanya mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut.

5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.

Daftar Periksa Sumber Daya Manusia

Daftar Periksa Sumber Daya Manusia menurut (David Stevens) adalah :

1. Struktur Organisasi

(a) Apakah terdapat Struktur Organisasi Perusahaan ?

(b) Apakah struktur organisasi tersebut mutakhir ?

(c) Apakah struktur organisasi tersebut sesuai ?

2. Uraian / deskripsi posisi

(a) Apakah terdapat uraian posisi?

(b) Apakah formatnya sesuai?

(c) Apakah perusahaan mempunyai standar kinerja (performance standarts) ?

3. Rencana keberhasilan manajemen (management succession plan )

(a) Apakah terdapat rencana keberhasilan manajemen?

(b) Apakah rencana keberhasilan manajemen dalam bentuk yang memuaskan?

(c) Apakah rencana keberhasilan manajemen dimutakhirkan dan digunakan?

4. Kebijakan rekruitmen

(a) Apakah kebijakan didokumentasikan ?

(b) Apakah tanggung jawab dan akuntabilitas diuraikan?

(c) Apakah kebijakan sesuai?

5. Prosedur rekuitmen

(a) Apakah terdapat dokumentasi yang sesuai?

(b) Apakah data rekuitmen memadai?

(c) Apakah terdapat surat lamaran kerja yang sesuai?

6. Program perkenalan

(a) Apakah terdapat suatu prosedur perkenalan?

(b) Apakah terdapat material pelantikan yang memadai?

(c) Siapa yang melakukan pelantikan / training?

7. Penilaian Kinerja

(a) Apakah dokumentasi memadai?

(b) Apakah terdapat standar kinerja yang cukup?

(c) Apakah penilaian kinerja dihubungkan terhadap uraian posisi ?

8. Penilaian potensial individual

(a) Apakah terdapat suatu prosedur untuk penilaian potensial individual?

9. Perencanaan jenjang karier (carrier path planning) dengan individual

(a) Apakah individual mempunyai jenjang karirnya?

(b) Apakah individual mengetahui dan berpartisipasi dalam proses yang bersangkutan?

10. Program pelatihan

(a) Apakah anggaran program pelatihan cukup memadai?

(b) Apakah program pelatihan memenuhi kebutuhan?

(c) Apakah “pelatih internal vs eksternal” digabungkan dengan seimbang?

11. Administrasi kompensasi/ gaji

(a) Apakah terdapat suatu kebijakan tingkat acuan gaji?

(b) Apakah tunjangan ditangani dengan baik?

(c) Apakah terdapat paket pajak yang berarti?

12. Fungsi/departemen sumberdaya manusia

(a) Siapa yang bertanggung jawab atas fungsi/departemen sumber daya manusia?

(b) Apa tingkat pelaporan dalam organisasi?

(c) Bagaimana kecocokan dari struktur dan personalia departemen yang bersangkutan?

13. Perencanaan Manusia

(a) Bagaimana kecocokan dari penetapan sekarang?

(b) Teknik penuandaan apa yang digunakan?

(c) Apakah terdapat suatu hubungan dengan perencanaan korporat?

14. Catatan Pribadi

(a) Apakah catatan tersebut dinamis atau statis?

(b) Untuk tujuan apa catatan tersebut diadakan?

15. Relevansi dari aplikasi Komputer

(a) Apakah terdapat suatu system personil yang dibantu oleh computer?

(b) Apakah memang system computer dibutuhkan ?

16. Pemahaman Mengenai Iklim organisasi (organizational climate)

(a) Apakah suatu survai telah dilakukan?

(b) Bagaimana barunya data tersebut?

(c) Bagaimana pengetahuan dari sikap, keyakinan, dan nilai karyawan?

17. Pembagian informasi dengan karyawan

(a) Apakah jumlah informasi yang dibagikan sesuai?

(b) Bagaimana kecukupan mekanisme untuk pembagian informasi?

(c) Bagaimana tampaknya arus informasi?

18. Disain pekerjaan

(a) Apakah pekerjaan telah dianalisis pada waktu baru-baru ini?

(b) Apakah karyawan telah berpartisipasi dalam disain pekerjaan?

19. Hubungan industrial

(a) Bagaimana kecukupan prosedur

(b) Bagaiman atmosfir hubungan industrial dan catatan tampak seperti?

(c) Bagaiman peluang untuk alternative-alternatif?

20. Kesehatan karyawan

(a) Apakah perusahaan mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai kesehata karyawannya?

(b) Apakah terdapat program kesehatan yang tepat?

21. Keamanan dan karyawan

(a) Apa reaksi karyawan terhadap keamanan?

(b) Bagaimana kecanggihan pengelolaan risiko perusahaan?

(c) Bagaimana hubungannya dengan premi asuransi?

22. Pelayanan karyawan

(a) Apa yang disediakan dan bagaimana kecukupan penyediaan tersebut misalnya makanan kantin?

(b) Bagaiman analisis biaya manfaat tentang pembiayaan tunjangan karyawan?

23. Pengumpulan angka statistic

(a) Apakah perusahaan mempunyai angka statistic mengenai hal-hal seperti perputaran karyawan, absens, promosi, internal/rasio rekrutmen eksternal, rasi gaji/pendapatan, dan sebagainya ?

24. Praktik-praktik Pengunduran diri

(a) Apakah terdapat kebijakan mengenai pengunduran diri karyawan?

(b) Apakah prosedur pemberhentian cukup memadai?

(c) Apakah perusahaan melakukan wawancara keluar?

25. Dokumentasi – apakah terdapat formulir- formulir

(a) Formulir pajak

(b) Wewenang gaji

(c) Lembaran waktu

(d) Perubahan status departemental

26. Keamanan

(a) Apakah terdapat prosedur untuk ancaman baru dan untuk prosedur darurat yang lain atau kebakaran?

27. Interaksi social

(a) Apakah terdapat surat berita (newsletter)?

(b) Apakah terdapat peluang yang cukup untuk pengumpulan social dari karyawan?

Ruang Lingkup Audit SDM

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997, p.226).

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:

1. Menilai efektivitas fungsi SDM

2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur

3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar

4. Memperbaiki mutu staf SDM

5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM

6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas

7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM

8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting

9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

Audit sumber daya manusia dapat memberikan kontribusi terhadap profesionalisasi dari fungsi sumber daya manusia dalam banyak cara.

Apabila organisasi ingin tetap kompetitif, maka organisasi harus mengalami perubahan yang terus menerus. Suatu audit atas program sumber daya organisasi dapat membantu manajer mengidentifikasi penyimpangan atau varian antara kondisi actual dengan kondisi yang diharapkan atau yang diinginkan. Dengan demikian audit menjadi suatu dorongan yang berbasis data untuk perubahan.

Sumber Data yang Biasa Digunakan

Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :

1. pemeriksaan fisik perusahaan

2. konfirmasi

3. dokumentasi

4. observasi

5. pertanyaan pada klien

Dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan suatu audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa depan,antaranya :

1. globalisasi

2. hak-hak pekerja

3. performance pekerja

4. hambatan – hambatan SDM.

Pelaksana Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

1. Auditor internal (Inspektur di Badan Pengawasan Internal)

2. Biro SDM atau spesialis SDM yang ditunjuk (self assessment)

3. Biro SDM/tenaga spesialis SDM senior untuk non-SDM

Langkah-langkah Audit

1. Audit

Pada tahap ini, auditor menekankan auditnya pada pencarian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit.

2. Criteria

Criteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi.

3. Penyebab

Penyebab (cause) merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada pada saat ini.

4. Akibat

Akibat (effect) merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan criteria) dengan aktivitas actual yang terjadi di lapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi).

5. Tindaklanjut

Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diajukan oleh auditor.Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersam-sama dalam melaksanakan tindak lanjut perbaikan tersebut.

Seorang spesialis auditing (Walter R. Mahler) mengusulkan bahwa proses audit harus terdiri dari 6 langkah sebagai berikut :

(a) Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang akan diperoleh audit.

(b) Memilih personel dengan kisaran keterampilan yang luas untuk tim audit dan memeberikan pelatihan yang diperlukan.

(c) Mengumpulkan data dari tingkat yang berbeda dalam organisasi.

(d) Menyiapkan laporan audit untuk manajer lini dan evaluasi departemen sumber daya manusia.

(e) Mendiskusikan laporan dengan manajer operasi yang kemudian mengujikan penilaian merekan sendiri.

(f) Mempersatukan tindakan korektif ke dalam proses penetapan tujuan perusahaan yang regular.

Karena auditing merupakan suatu bentuk riset atau penelitian, maka penting bahwa temuan didasarkan pada data yang obyektif, dapat dipercayai, dan sahih. Catatan sumber daya manusia dari semua tipe tersedia untuk penggunaan dalam audit.

Pendekatan dalam Audit SDM

Fungsi yang paling penting dari audit sumber daya manusia adalah menetukan efektivitas. Yaitu tujuan dari program sumber daya manusia dapat dicapai. Sebelum memulai audit, tujuan dan standar program harus secara jelas dinyatakan. Ini terutama penting apabila auditor eksternal ditugaskan. Suatu audit harus mencakup paling sedikit 3 pendekatan utama, yaitu:

1. Menentukan ketaatan pada hukum dan peraturan yang berlaku

Audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan,apakah sesuai dengan aturan dan hukum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas dan apakah setiap komponen dalam organisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut.

2. Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi

Pemahaman terhadap tujuan perusahaan dan strategi pencapaiannya, menjadi dasar dalam penyusunan program setiap fungsi bisnis. Trend yang berkembang saat ini, dimama SDM adalah sumber kekuatan bersaing perusahaan,menantang manajer SDM untuk berinovasi dalam menciptakan model pengelolaan SDM yang tepat, sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan.

3. Mengukur kinerja program

Mengukur kinerja program berarti menghubungkan aktivitas actual program SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :

· Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

· Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.

· Informasi & Teknologi : Personnel Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).

· Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.

· Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.

· Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.

Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena masih banyak berkutat dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara lain :

• Budaya Organisasi,

• Audit Competency Staff SDM,

• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk:

1. Menilai efektifitas SDM

2. Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, dan

4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk

pelaksanaan perbaikan tersebut.

Fungsi Sumber Daya Manusia

I. Perencanaan dan Rekrutmen

Sumber informasi :

- Anggaran sumber daya manusia

- Data biaya rekrutmen

- Uraian jabatan dan spesifkasi

- Tingkat penerimaan karyawan

II. Pemilihan

Sumber informasi:

- Catatan wawancara pekerjaan

- Catatan penolakan pelamar

- Permintaan transfer

III. Pelatihan dan pengembangan

Sumber informasi:

- Data biaya pelatihan

- Catatan produksi

- Catatan kecelakaan

- Catatan pengendalian mutu

IV. Penilaian kinerja

Sumber informasi:

- Catatan penilaian kinerja

- Catatan kehadiran

- Catatan tindakan disiplin

V. Kompensasi

Sumber informasi:

- Data gaji dan tunjangan

- Catatan survai gaji

- Asuransi kompensasi untuk pengangguran

VI. Hubungan ketenagakerjaan

Sumber informasi :

- Catatan keluhan

- Catatan penghentian kerja

- Catatan keluhan praktik tenaga kerja yang tidak wajar

Kebanyakan sumber informasi yang dihasilkan akan menghasilkan data statistic yang telah tersedia di banyak organisasi. Apabila fasilitas pengolahan data elektronik (PDE) digunakan, informasu demikian dapat dimutakhirkan untuk analisis dan pelaporan dan harus digunakan.

Sebagai sumber informasi yang bernilai yang disajikan dalam mengukur efektivitas dari fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia, berlebihan mempercayai pengukuran kuantitatif dapat menghasilkan simpulan yang secara obyektif.

Reaksi pemakai dapat diperoleh melalui survai sikap, diskusi dengan karyawan , pertemuan kelompok, komentar manajer dan penyelia, serta pendekatan yang sama.

Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya:

1. Wawancara, wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

2. Kuisioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

3. Informasi Eksternal, Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.

4. Analisis Catatan

5. Eksperimen-Eksperimen Riset

6. Audit-Audit Internasional

Manfaat Audit dalam SDM

Manfaat utama dalam audit SDM adalah untuk mengetahui proses-proses yang belum memenuhi persyaratan hukum sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat sekarang serta aksi apa saja yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.

Karena kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum, dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal dan sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:

1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan

2. meningkatkan citra professional dep. SDM

3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan dep. SDM

4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.

5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6. menemukan masalah SDM yang kritis

7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku

8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan dalam dep. SDM

10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM

Memanfaatkan Temuan Audit

Terdapat banyak sumber dan indicator yaitu informasi dapat diperoleh mengenai efektivitas secara keseluruhan dari program manajemen sumber daya manusia. Informasi ini kemudian harus dianalisis untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan dan personil yang paling cocok untuk melaksanakannya.

Metode-metode Menganalisis Temuan

Beberapa pendekatan dapat digunakan dalam menganalisis informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber. Pendekatan tersebut mencakup :

1. Membandinkan program sumber daya manusia dengan organisasi yang lain, khususnya program dari perusahaan yang berhasil

2. Berdasarkan audit dari beberapa sumber ototritas, seperti norma konsultan, temuan pengetahuan perilaku, atau buku teks manajemen sumber daya manusia.

3. Mempercayai suatu rasio atau rata-rata, seperti rasio dari staf sumber daya manusia terhadap karyawan total

4. Menggunakan suatu audit ketaatan untuk mengukur apakah aktivitas manajer dan staf dalam manajemen sumber daya manusia sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan suatu audit internal

5. Mengelola departemen sumber daya manusia berdasarkan sasaran dan menggunakan suatu tipe audit system.

Kegiatan-Kegiatan Auditor

Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya Manusia terdiri atas policy/management audit, performance/operasional audit, dan financial audit.

a. Policy/Management Audit

penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian sosial objektif.

b. Performance/Operasional Audit

merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

c. Financial Audit

mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, diantaranya:

1. ketika dirasa diperlukan oleh manjemen puncak

2. ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan

3. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan konsiderasi ulang manajemen SDM

4. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas Dep. SDM

5. ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktek dan sistem SDM perusahaan.

Penyiapan Laporan dan Rekomendasi

Salah satu aktivitas yang paling penting dari tim audit adalah penyiapan laporan atas temuan, evaluasi dan rekomendasi mereka

Laporan harus mencakup setiap hal yang tepat dan berguna bagi penerima. Suatu laporan biasanya disiapkan untuk manajer lini. Laporan khusus disiapkan untuk manajer departemen sumber daya manusia, yang juga menerima suatu copy laporan yang diberikan kepada manajer lini.

Nilai yang dihasilkan dari informasi yang diperoleh dari audit terletak pada pemanfaatan laporan tersebut untuk memperbaiki kekurangan dalam program sumber daya manusia. Analisis informasi dapat mengungkapkan bahwa prosedur untuk melaksanakan suatu fungsi sumber daya manusia perlu direvisi. Bahkan mungkin bahwa bagian tertentu dari program total harus mengalami revisi yang mendalam apabila program tersebut ingin mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk program tersebut. Akhirnya, kebanyakan untuk setiap dari fungsi yang berbeda-beda harus diuji untuk menentukan kecukupan mereka sebagai bagian dari kebijakan sumber daya manusia secara keseluruhan.

Laporan Audit

Laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :

- Judul

- Daftar Isi

- Ringkasan dan kesimpulan

- Masalah-masalah pokok

- Kesimpulan dan saran

- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )

- Sumber data

- Lampiran yang dianggap penting.

 

Amin Wijaya Tunggal, "Audit Manajemen Kontemporer", Edisi Revisi, Penerbit Harvarindo, Jakarta, 2003